L’organisation d’un évènement professionnel peut parfois paraitre insurmontable surtout quand vous n’êtes pas habitués à cet exercice. Mais vous allez le voir, c’est en fait un défi passionnant qui va vous permettre de dynamiser l’image de votre entreprise. Suivez ces 10 étapes et organisez un séminaire dont tout le monde se souviendra !
1. Identifiez le public cible de votre évènement
Il existe un grand nombre d’évènements possibles. Un séminaire interne avec l’ensemble de vos collègues, un rassemblement qui concernera seulement un ou quelques services de l’entreprise, un lancement de produits destinés à des prospects ou encore l’anniversaire de votre entreprise rassemblant vos collaborateurs, partenaires et clients. Le premier point sur lequel vous allez devoir réfléchir va être celui-ci : à qui s’adresse cet évènement ? Une fois le public ciblé, il vous sera plus facile d’établir les objectifs et le programme de votre séminaire.
2. Définissez l’objectif de votre séminaire
La deuxième question que vous devez vous poser c’est de savoir quelle est la raison d’être de cet évènement. Quels sont ses objectifs ou encore son thème ? D’un point de vue interne il existe plusieurs raisons d’organiser un séminaire :
- Souder vos équipes et stimuler leur motivation
- Inclure d’une manière plus informelle les nouveaux arrivants de votre entreprise
- Féliciter, remercier un service en particulier ou l’ensemble de vos collaborateurs pour leur travail fourni cette année
Les évènements professionnels peuvent également avoir des objectifs commerciaux :
- Lancer un nouveau produit ou service
- Faire connaitre une gamme
- Générer plus de ventes
Dans ces deux cas, votre évènement professionnel entraînera des répercussions positives sur votre image de marque !
Pour en savoir plus sur les différents objectifs d’un séminaire lisez notre article « les objectifs d’un team building »
3. Imaginez votre évènement de rêve
Une fois votre public cible et vos objectifs définis, vous allez pouvoir commencer à imaginer votre programme idéal. Voici quelques questions qui vous aideront à l’établir :
- Souhaitez-vous organiser une demi-journée, une soirée, une journée complète ou même un séjour ?
- Dans quel type de lieu imaginez-vous cet évènement ?
- Avez-vous besoin d’apporter du ludique à votre séminaire ? Si oui, sur quel type de prestation souhaitez-vous vous orienter ? Une activité Team Building, un DJ, une dégustation, un spectacle ?
- En cas de repas sur place, sur quelle gamme souhaiteriez-vous partir ?
À travers ces différents points, vous allez aussi pouvoir comprendre et contrôler l’image que vous souhaitez véhiculer par le biais de votre évènement.
4. Établissez le budget de votre séminaire
Mince, c’est le moment de mettre quelques limites à votre « programme de rêve » en évoquant le budget. Evidemment, vous aviez imaginé un séjour all inclusive au soleil avec vos 100 salariés mais ce projet frôle le million d’euros et malheureusement cette année, il vous sera impossible de débloquer une telle enveloppe. Pas de panique, pour une sortie pro, tous les budgets peuvent trouver leur programme ! Alors ne bloquez pas là-dessus, vous n’êtes pas obligé de faire du très haut de gamme pour que votre séminaire fasse son petit effet. Sachez que même une activité entre collègues à 15€ par personne sera appréciée par vos collaborateurs car elle leur donnera la chance de se retrouver dans un cadre informel qui change du train-train du bureau. Lors de l’établissement de votre budget global, prenez bien en compte tous les postes de dépenses (lieu, restauration, activités, logistique, transport, hébergement… ) et tentez de faire un budget prévisionnel qui correspondra à ce que vous pouvez débloquer pour votre évènement.
Petit tips : ciblez bien les prestations sur lesquelles vous ne souhaitez pas faire d’impasse. Cela vous permettra de faire le tri dans la suite de l’élaboration de votre programme.
5. Sélectionnez la date de l’évènement
Passons au côté pratique et à une étape clé. À quelle date souhaitez-vous proposer votre évènement ? Pour un séminaire ou un team-building interne organisé sur le temps de travail, vous êtes plutôt libre de proposer la date qui vous convient le mieux. En revanche, pensez bien à checker les périodes de congé de vos collaborateurs pour ne pas les exclure de cet évènement, qui, nous en sommes persuadés, sera une réussite ! Evidemment, essayez au maximum d’organiser votre séminaire hors des périodes de rush de l’entreprise, il ne faudrait pas nuire à votre activité et les participants seront bien plus à même de se plonger pleinement dans le programme que vous leur avez concocté.
Pour un évènement externe qui a pour objectif de renforcer votre image auprès de vos partenaires, clients ou prospects, il est important de choisir une période qui conviendra à la majorité des participants pour que votre évènement ait de l’impact.
Attention ne soyez pas trop ferme sur la date et ne communiquez surtout pas sur cette dernière avant d’avoir réservé votre lieu réceptif. Envisagez plutôt 2,3 ou 4 dates possibles afin d’être certain que le lieu choisi soit disponible. C’est d’ailleurs la prochaine étape !
6. Choisissez le lieu idéal
Là encore, une multitude de possibilités existe. Inutile de taper sur votre google « lieu évènementiel sympa » sans particularité géographique. Vous allez tomber sur un millier de propositions et vous risquez de perdre beaucoup de temps. Ciblez déjà le ou les départements cibles et choisissez une ou plusieurs villes stratégiques pour recentrer votre recherche. Ça y est vous y êtes, il est temps de rêver !! Attention, ne vous laissez pas séduire par de magnifiques images, mais restez dans le concret en suivant ces différents points. Vous allez opter pour un lieu :
- Correspondant à la taille de votre groupe
- Proposant les prestations que vous avez imaginées (salle de réunion adaptée, beaux espaces de restauration, activités Team Building, facilité de stationnement etc.. )
- Correspondant à l’image que vous souhaitez véhiculer lors de votre évènement
C’est bon, vous avez ciblé 3 ou 4 lieux réceptifs intéressants, vous pouvez vous mettre en contact avec eux et parler disponibilité et budget !
7. Créez le programme détaillé avec votre lieu réceptif
Magie, votre choix n°1 est disponible ! Vous avez une vision d’ensemble des prestations, et cerise sur le gâteau, cela semble convenir à votre budget ! C’est le moment de rentrer dans le détail avec votre interlocuteur, n’hésitez pas à lui faire part de l’ensemble de vos attentes, vos objectifs, l’image et l’histoire de votre entreprise, le programme que vous aviez imaginé etc.. Il vous conseillera probablement des solutions auxquelles vous n’aviez pas pensées.
Une fois les premiers axes définis, vous allez pouvoir rentrer dans le détail.
– Définissez les heures d’arrivée et de départ souhaitées et le programme heure par heure de votre évènement
– N’oubliez pas de planifier les pauses (très importantes pour les échanges informels lors des séminaires)
– Choisissez les espaces les plus adaptés ou les activités qui semblent correspondre au mieux à vos objectifs
– Planifier les besoins en matériel (chaises, tables, projecteurs etc)
– Faites ensemble le choix des prestataires, notamment sur la restauration si vous souhaitez faire appel à un traiteur par exemple.
8. Communiquez sur l’événement et lancez les invitations
Tout est réservé, vous êtes fier de votre organisation, place aux invitations ! Il existe plusieurs cas de figure :
- Le lieu et le programme sont tenus secrets. Un grand nombre des entreprises que l’on reçoit à Fontdouce font ce choix-là pour leurs séminaires internes. Cela crée une émulsion particulière, les collaborateurs en parlent à la pause-café, chacun fait ses petits paris. Dans ce cas, nous vous conseillons tout de même de donner des détails à vos participants (la tenue vestimentaire recommandée, l’heure de début et de fin de l’évènement, etc…). S’ils doivent penser à quoi que ce soit, il faut impérativement les informer. Dans le cas où vous gérez le transport, gardez le lieu et le programme secret jusqu’au bout. Dans le cas où ils doivent vous rejoindre là-bas, donnez-leur l’information quelques jours avant afin qu’ils aient le temps de s’organiser.
- Le lieu et le programme sont clairement transmis aux participants. C’est ce que nous vous conseillons dès que l’évènement cible des personnes externes à l’entreprise ! Tout doit être clairement explicité pour ne pas créer de confusion ou de malentendu.
Dans les deux cas, vous pouvez vous amuser sur la promotion de cet évènement. Proposez un joli contenu à vos invités par le biais d’un mail sympa, d’une courte video, d’une photo montage et pourquoi pas d’un carton d’invitation ! Vous devez donner envie à vos invités de se déplacer.
Important, votre lieu réceptif et vos prestataires vous demanderont de connaitre le nombre exact de participants avant le jour J. Vous devez donc être en mesure de leur donner une fourchette de plus en plus fine au fil du temps. N’hésitez pas à demander aux invités de s’inscrire ou de vous donner une réponse avant une échéance bien définie.
9. Assurez le suivi avant l’événement
Les options sont posées, les invités sont prévenus, il ne vous reste plus qu’à confirmer les réservations auprès des prestataires. N’hésitez pas à revoir les détails avec votre lieu réceptif afin que tout soit réalisé comme vous l’espériez. Votre interlocuteur sera votre allié durant l’évènement, il doit donc être au courant de tout, même des détails que vous pensez secondaires. N’oubliez pas de faire des relances auprès des participants. C’est votre projet, vous l’avez en tête en permanence mais il est possible que vos invités l’aient oublié, donc soyez bien vigilants à cela !
10. Gérez l’après-séminaire
Votre évènement s’est déroulé à merveille. Vos salariés sont ravis et plus motivés que jamais, vous avez créé des liens solides avec vos partenaires et calé des rendez-vous avec des prospects très intéressants ! Bravo, vous êtes un As de l’organisation évènementielle. Hop hop hop ce n’est pas terminé, vous devez maintenant penser au post-évènement. Suivez ces quelques points pour parfaire votre séminaire :
- Remercier l’ensemble des participants pour leur venue
- Recueillir les avis des invités afin d’avoir un retour qualitatif sur votre opération.
- Communiquer sur votre évènement. Pensez à prendre quelques photos ou vidéos le Jour J afin d’avoir du contenu à proposer à vos invités mais aussi en externe pour parfaire votre image. Si vous avez organisé un séminaire à destination de vos collaborateurs, pourquoi ne pas afficher des photos de l’évènement en salle de pause par exemple ?
- Faire un retour complet au lieu réceptif et aux prestataires
Voilà, vous connaissez toutes les étapes pour organiser un séminaire réussi ! Ne nous remerciez pas, c’est normal, c’est notre métier ! Vous pouvez dès à présent vous lancer dans ce passionnant projet en toute confiance et proposer un séminaire unique et marquant à l’ensemble de vos invités !
